Phase 1
Anforderungen klären, bevor Sie suchen
Die meisten Fehlkäufe entstehen nicht bei der Auswahl, sondern davor: Es wird gesucht, ohne dass klar ist, was das Werkzeug eigentlich leisten soll. Wer die Anforderungen sauber definiert, filtert den unübersichtlichen Markt fast von allein.
Das Problem zuerst, nicht das Produkt
Formulieren Sie in ein bis zwei Sätzen, welches konkrete Problem gelöst werden soll – aus Sicht der Menschen, die täglich damit arbeiten. „Unser Vertrieb verliert Leads, weil Nachfassen manuell passiert" ist eine Anforderung. „Wir brauchen ein KI-CRM" ist bereits eine (womöglich falsche) Lösung.
Muss-, Soll- und Kann-Kriterien trennen
- Muss: ohne diese Eigenschaften scheidet ein Tool sofort aus (z. B. DSGVO-konformes Hosting in der EU, Anbindung an Ihr bestehendes System).
- Soll: wichtig, aber verhandelbar (bestimmte Automationen, Rollen- und Rechteverwaltung).
- Kann: nette Extras, die den Ausschlag zwischen zwei Gleichwertigen geben.
Stakeholder früh einbeziehen
Wer wird das Werkzeug nutzen, wer administriert es, wer zahlt, wer muss datenschutzrechtlich zustimmen? Fehlt eine dieser Perspektiven, scheitert die Einführung später oft an Widerstand oder an einem übersehenen Ausschlusskriterium. Sammeln Sie die Anforderungen der Beteiligten, bevor Sie recherchieren.
Rahmen abstecken: Budget, Zeit, Integration
Legen Sie einen realistischen Kostenrahmen inklusive Folgekosten (Nutzerlizenzen, Support, Schulung) fest, einen Zeithorizont für die Einführung und die Systeme, mit denen das Tool zwingend zusammenarbeiten muss. Diese drei Größen grenzen den Markt stärker ein als jede Funktionsliste.
Software-Empfehlung
Halten Sie Anforderungen schriftlich fest – eine einfache Tabelle mit Kriterium, Gewichtung und Begründung genügt und wird in der Bewertungsphase zur Grundlage.
Konkrete Anbieter-Empfehlungen mit Direktlinks ergänzen wir laufend.